一、 认真查阅软件资料，为该物业项目备案作为重要依据。
我们认为：开发建设单位应在物业项目竣工交付使用前30日前应对照《办法》和《规定》，认真查找收集所需资料，做到事前落实专一负责，注重平时资料的收集，防止漏项。具体地讲需要平时准备的资料：一是基本资料。如：开发项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、拆迁安置资料（如有才备）、项目命名资料或地名办出具的街道门牌编号、工程质量保修合同或协议、业主产权资料（含分户名册、面积、选聘物业服务企业审批表、前期物业服务合同（实行公开或协议选聘物业服务企业的审批表）、管理规约、开发商的售房合同（重点是附件七开发商对业主的承诺）、房屋使用说明书、房屋质量保证书）。二是综合竣工查验资料。如：规划总平面图、竣工图、建设工程规划验收合格证或报告书、消防查验意见及同意使用意见书、公共配套综合验收合格证明材料、水电气合同或协议或验收合格书面文件（含二次供水卫生防疫部门出具的水质检测合格报告）、电梯等特种设施设备检验及准用资料、专项维修资金缴存证明资料、成立首届业主大会工作经费证明（总建筑面积2万平米以下的5000元，2-5万平米的10000元，5万平米的20000元）。三是查验设施设备资料。如：设施设备出厂合格证、使用说明书、保修协议等。四是物业共用部位共用设施设备。如：共用部位：户外墙面、门厅、楼梯间、走廊、消防通道，物管用房（按3‰标准配置，不足50平米的按50平米留用）。共用设施设备：有上下落水管道、水箱、加压水泵、发电机、电梯、天线（通信有线电视网络线到户的证明文件）、变压器、配电箱柜、供电线路、照明、燃气管道、消防设施、安防设施（周界、围墙）、绿地、道路、路灯、沟渠、排污（排入市政管网证明和空调冷凝水排放管位置）、垃圾转运设施、机（非）动车停车场（棚）、公益文体设施和公共设施设备用房等。要采取照片加文字的形式进行说明。上述材料准备齐全后报备案部门组织专家等相关人员审查。在5个工作日告知开发建设单位进行现场踏勘和组织移交。
二、 现场踏验环节要到位，对照《标准》和《办法》及《规定》找问题。
备案部门接到备案申请后5个工作日告知开发建设单位进行现场踏勘并组织移交。在组织移交和现场踏验过程中，一是要成立查验小组，进行明确分工。局属分管科室、各区办事处、街道（乡镇人民政府）、社区居委会、物业管理专家、物业公司负责人、开发建设单位负责人等组成验收移交小组，对参验移交人员要进行明确分工，做到认真查阅，各负其责，签字确认。二是对现场踏验要到位，不留于形式。现场踏验要按照资料内容进行一一核对核实，防止弄虚作假或走过场。三是对重点部位要认真查验。凡是涉及到小区供水、供电、消防、技防、物管用房、停车等事关业主根本利益的事项，查验组要亲临现场，防止走马观花留于形式。
三、 对存在的问题要及时与开发商进行交流，限期整改不留于形式。
一是对存在的问题要作好记录，做到有据可查。在现场踏验过程中，查验
组对发现与备案资料不相符的，一定要作好记录，现场踏验结束后要及时与开发建设单位负责人进行沟通，通报现场踏验过程中发现的问题，要求开发建设限期整改，待整改合格后由验收小组出具《物业管理基础配套设施交付使用备案纪要》，随备案资料上报备案。二是搞好跟踪复检。对查验中存在的问题，防止个别开发商迟迟不能及时整改，查验组要安排专人进行及时复检，对整改不过关的，坚决不能放任自流，不把问题交给业主和物管企业。否则，会造成遗留问题越积越多，给后期物业管理造成更大的管理难度，业主的意见也大，给政府丢下难摊子。三是搞好不定期回访。为了保持工作的延续性，优化物业管理服务，提升物业管理品质，政府行业主管部门要不定期组织对各小区进行回访，要认真听取物管企业和业主的意见和建议，为今后的工作不断总结和积累经验。四是要把已检物业项目纳入年终目标考核之中。政府主管部门特别要借助每年企业评优和小区创优的同时，将已验收的物业项目进行一并检查，防止因管理不善物业项目品质下降。