那么，什么是“物业管理费”？换句话说，“物业管理费”这一概念的定义是什么？这是一个似乎人人都懂的概念，但其实不然。
要给“物业管理费”下定义，首先必须从“物业管理”的概念入手。物业管理是对房地产的占有、使用、收益和处分，那么，“物业管理费”就是对房地产占有、使用、收益和处分所发生的费用。对财产占有、使用、收益和处分所发生的费用，在会计学上属于管理成本，“物业管理费”可以简称为管理成本。
什么是“报酬”？报酬即劳动(或服务)所得。
“物业管理费”与“报酬”的区别在于：
“物业管理费”是对房地产占有、使用、收益和处分所发生的费用，是应当由物业(即房地产)的所有人承担的费用。就“特约物业管理”而言，发生的物业管理费，由业主个人承担。就“公共物业管理”而言，发生的物业管理费，由开发商和业主共同承担。
“报酬”，是合同当事人向对方当事人给付的对价。在“特约物业管理”中，如果业主个人委托了物业管理公司管理自己的房屋，业主个人应当向物业管理公司支付“报酬”；在“公共物业管理”中，如果小区公共财产全体共有人的代表(在业主委员会成立之前，开发商是公共财产全体共有人的代表；在业主委员会成立之后，业主委员会是公共财产全体共有人的代表)委托了物业管理公司管理小区公共财产，开发商或业主委员会应当向物业管理公司支付“报酬”。
在“特约物业管理”中，如果业主个人委托了物业管理公司管理自己的房屋，支付给物业管理公司的“报酬”应当计入管理成本，即物业管理费；同样在“公共物业管理”中，如果开发商或业主委员会委托了物业管理公司管理小区公共财产，支付给物业管理公司的报酬也应计入物业管理费，由开发商和业主共同承担。无论是“特约物业管理”，还是“公共物业管理”，是否委托物业管理公司或其他人管理，完全是业主个人或小区公共财产全体共有人的代表的权利，没有哪一条法律强迫业主个人、或某一个财产共有人、或小区公共财产全体共有人的代表必须委托物业管理公司管理。如果业主个人或小区公共财产全体共有人的代表没有委托物业管理公司或其他人管理，物业管理费中就没有“报酬”这项开支，但物业管理费仍然会实际发生。
无论是“特约物业管理”，还是“公共物业管理”，将支付给物业管理公司的“报酬”计入“物业管理费”，并不等于说“报酬”就是“物业管理费”的一部分。将“报酬”计入“物业管理费”只是一种会计方法，“物业管理费”和“报酬”永远是性质不同的两个概念。