物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。物业管理正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修，养护物业设施设备，还是了解业主及物业使用人情况以及收取物管费等，都要用到物业档案，特别是在物业管理活动领域涉及到民事、刑事案件也要调阅物业档案。
随着《物业管理条例》深入实施，评选优秀物业管理项目活动的广泛开展，物业管理工作逐步规范，对物业档案管理的要求也越来越高。因此，人们也开始重视物业档案管理的重要性。
一、物业档案的收集
物业档案的收集就是按照物业管理的有关规定，依据物业档案归档的范围，通过一定的方法将物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案（包括文字、图表、光盘、图片、录像等）集中到物业档案管理室的过程。物业档案的收集是实现物业档案的重要内容和基础措施。
通过收集工作，建立数量充足，种类齐全，质量优化的档案，是物业公司档案室存在和发展的物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。
因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便有了物业档案管理工作的开始。
物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理，归档转化而来的。物业管理文件材料的形成，积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。
物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值的大小不但取决于档案收集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件，就不会有规范、齐全的物业档案。更谈不上物业档案的完整，保管也就失去了意义，利用价值当然也就大打折扣了。
二、档案的分类
1、业主档案，包括：经业主签署后的《业主公约》；《消防安全责任书》；《业主家庭情况登记表》；《钥匙领用登记表》；《业主入住验房表》；《装修申请登记表》；《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料；《违章处理通知单》及处理结果资料；业主的有关证件复印件等。
2、工程档案，包括：
⑴ 物业产权资料（项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等）；
⑵ 综合竣工验收资料（竣工图：包括总平面图；建筑结构、水暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格证；供水合同；供电协议、许可证；供气协议、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；
⑶ 施工设计资料（地质报告书；全套设计图纸；图纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重要的施工会议纪要；隐蔽工程验收记录；沉降观察记录）；
⑷ 其他应保存的工程资料
3、设备档案，包括：⑴设备台帐；⑵设备出厂合格证；⑶设备使用说明书；⑷设备安装、调试报告；⑸保修卡、保修协议；⑹设备运行记录；⑺设备维修、保养记录；⑻设备更新改造记录；⑼设备管理制度；⑽其他应保存的设备资料。
4、物业管理运作档案，包括：
⑴ 公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他相关运作记录）；
⑵ 管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。
5、来往文书档案，包括：
物管公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。
6、合同档案，包括：
采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等。
7、财务档案，包括：
固定资产资料、会计报表及账册、审计报表及账册等。
三、档案的管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、
刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)尽可能的采用电脑储存，便于查找调用，以便更好地保护原始
案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定，档案管理必须专人负责，应做到保
管、保密，工作细致；如有破损，应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。
综上所述，在物业管理服务活动中，我们要审阅树立档案意识，需有专人负责，千方百计地做好档案收集工作，按有关规定做好立卷整理，不断改善档案管理工作的条件，使之为经济建设服务，为社会稳定服务，为物业服务企业升级创优服务。